Памятка: персонифицированный учет

Дата: Февраль 6th, 2009 | Автор: Звягина Татьяна | Рубрика: Практикум | Метки: , , , | Комментарии: 0 »

И вот пришла пора сдавать отчетность по персонифицированному учету за 2008 год.

Работодателям нужно успеть отчитаться перед Пенсионным фондом до 2 марта 2009 г.

При этом если в отчетном году в организации начислялась зарплата и, соответственно, уплачивались пенсионные взносы, Пенсионный фонд требует помимо распечатанных экземпляров документов представлять данные в электронном виде.

Процедура внесения сведений в программу, как правило, не вызывает большого количества вопросов.

Однако когда дело доходит до подачи сведений в фонд, в передаваемых файлах обнаруживаются ошибки, и инспекторы отправляют отчеты на переделку.

Поэтому если в программу, с помощью которой вы формируете персонифицированную отчетность, не встроен модуль проверки результатов CheckXML, очень рекомендуем вам его скачать и установить на компьютер отдельно.

Программа эта распространяется бесплатно и ее можно свободно скачать, например, по ссылке.

Основные моменты, на которые нужно обратить внимание при формировании персонифицированной отчетностиНапомним основные «хитрости», без учета которых прорваться через оборону CheckXML не получится.

Большинство ошибок связано с неправильным забиванием в программу адресов и паспортных данных. Поэтому всегда лучше вносить в программу адреса не вручную, а путем последовательного выбора вариантов из списков по КЛАДРу.

Если КЛАДР (классификатор адресов) не встроен в вашу бухгалтерскую программу, его можно также скачать либо проверить правильность адреса по ссылкам:

http://postindex.ypages.ru/

http://www.lubezniy.ru/kladr/address/

При этом нужно очень внимательно следить за правильностью сокращений наименований субъектов административно-территориального деления (Р-Н, ПР-КТ, РП и т.д.).

Второй блок ошибок связан с заполнением ведомости уплаты взносов – формы АДВ-11.

При формировании этого документа нужно учитывать следующие правила.

Если по предыдущему году задолженности/переплаты по пенсионным взносам не числилось, то в этом году в форме АДВ-11 формировать строчку с задолженностью по предыдущему году, хоть и с нулями, не нужно.

Если по прошлому году отражалась задолженность по взносам, то в отчете за 2008 год нужно не забыть указать отдельную строчку по уплате взносов за 2007 год (то есть по погашению этой задолженности).

Таблица ведомости будет выглядеть так:

Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода:

2007 … 1920 … 460

Начислено страховых взносов за расчетный период:

Р … 22510 … 9480

Уплачено страховых взносов в расчетном периоде:

2007 … 1920 … 460

2008 … 20300 … 8490

Итого … 22220 …8950

Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода:

2008 … 2210 … 990

Если же по итогам 2007 года числится переплата взносов, то строка с переплатой озаглавливается текущим, 2008 годом, и переплата отражается со знаком «минус».

Аналогично, переплату по итогам 2008 года нужно отражать со знаком «минус» по 2009 году.

То есть:

Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода:

2007 … 0 … 460

2008 … -150 … 0

Итого … -150 … 460

Начислено страховых взносов за расчетный период:

Р … 2050 … 800

Уплачено страховых взносов в расчетном периоде:

2007 … 0 … 460

2008 … 2450 … 600

Итого …2450 … 1060

Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода:

2008 … 0 … 200

2009 … -550 … 0

Итого … -550 … 200

При формировании отчетности с помощью программы 1С нужно будет обратить внимание, совпадают ли суммы начислений по формам АДВ-11 и АДВ-6-1.

Дело в том, что если в справочнике “Сотрудники” у одного из сотрудников не отражен номер свидетельства ПФР, то сведения по нему не попадут в форму СЗВ-4-2 при автоматическом заполнении списка сотрудников.

При этом программа CheckXML данное соответствие между формами не проверяет, так что за этим нужно следить самим.

Состав пакета отчетности и порядок сшивания форм:

- форма АДВ-11 “Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование” (3 экземпляра, ни с чем не сшиваются);

- формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 “Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица” (2 экземпляра, один из них – сшивается с формой АДВ-6-1, другой – скрепляется с АДВ-6-1 степлером ) ;

- форма АДВ-6-1 “Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР”(2 экземпляра, один из них сшивается с формой СЗВ-4-1 или СЗВ 4-2);

- Список застрахованных лиц (с отражением номера пенсионного свидетельства) (2 экземпляра, некоторые отделения требуют сшивать этот документ вместе с формами АДВ-6-1 и СЗВ);

- Пояснительная записка (по форме ПФР) (2 экземпляра, при этом данные в этом документе отражаются с копейками);

- Информационное письмо (уточнение сведений о страхователе) (2 экземпляра);

- Дискета с данными в электронном виде.

В Информационном письме отражаются следующие сведения:

1. Полное и сокращенное наименование организации.

2. ОГРН, ИНН, КПП организации.

3. Регистрационный номер в ПФР.

4. Фамилия, имя и отчество Генерального директора.

5. Фамилия, имя и отчество Главного бухгалтера.

6. Телефон организации.

7. Адрес места нахождения организации.

8. Реквизиты актуального расчетного счета организации.

9. Общая численность работников, в том числе штатная численность.

10. Наименование программы, в которой ведется бухгалтерский учет.

К сшиванию форм АДВ-6-1 и СЗВ предъявляются специфические требования.

Сшивание производится строго с помощью шила или иголки. Концы нити выводятся с тыльной стороны сшиваемой пачки документов и завязываются на узел. Этот узел заклеивается листом бумаги со словами “В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью … листов“, далее ставится подпись руководителя, которая дополняется словами “Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, достоверно“. В завершение – склейка скрепляется печатью организации.

Если в течение года ни начислений, ни уплаты взносов не было, нулевая отчетность сдается в облегченном виде:

- форма АДВ-11 “Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование” (2 экз.);

- Пояснительная записка (по форме ПФР) (2 экз.);

- Информационное письмо (уточнение сведений о страхователе) (2 экз.);

- Справка из банка (о том, что в течение года денежные средства на оплату труда не снимались).

Такой список требуют представить в большинстве Отделений ПФР в Москве.

Некоторые отделения не требуют предоставления справки из банка, однако если у вас нет возможности позвонить в фонд и уточнить список – лучше ее приложить.

Указанные документы сшивать между собой не нужно.

Надеемся, что наша памятка поможет вам успешно отчитаться.

Удачи вам в сдаче! :)

___________________________________________________________________

Автор статьи: Звягина Татьяна, компания «Независимые решения»