Как подтвердить расходы на обучение за границей

Дата: Июль 6th, 2012 | Автор: Яковлева Юлия | Рубрика: Вопрос-ответ, Практикум | Метки: , , , | Комментарии: 0 »

Довольно распространенной является ситуация, когда работник проходит обучение за границей – это может быть подготовка к MBA, ACCA, курсы иностранных языков и др.

Рассмотрим такой вопрос.  Работник оплатил обучение за границей со своего счета, организация возмещает произведенные расходы. Какие документы будут являться подтверждающими для целей налога на прибыль?

Согласно подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, на профессиональную подготовку и переподготовку работников включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом должны быть соблюдены условия, предусмотренные п. 3 ст. 264 НК РФ.

Так, расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, если:

1) обучение осуществляются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;

2) обучение проходят работники, заключившие с организацией трудовой договор.

Кроме того, все расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, должны соответствовать требованиям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно: они должны быть обоснованными, документально подтвержденными и при этом произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Рассмотрим, какие документы подтверждают статус иностранного образовательного учреждения.

Согласно письму Минфина России от 5 августа 2010 г. N 03-04-06/6-163 в качестве таких документов могут использоваться: лицензия образовательного учреждения, его программа, сертификат, удостоверяющий право на обучение, устав либо иные документы, перечень которых зависит от специфики деятельности учреждения, а также от требований законодательства иностранного государства в отношении подтверждения статуса образовательного учреждения.

УФНС по г. Москве в письме от 17 февраля 2006 г. № 20-12/12674 отмечает, что в случае, когда на территории иностранного государства не осуществляется государственная аккредитация (лицензирование), для признания расходов в целях налогообложения прибыли должны быть представлены документы, подтверждающие факт обучения: договор (контракт), согласно которому проводится обучение, программа обучения, а также свидетельства или сертификаты по завершении обучения, подтверждающие оказание услуг по профессиональной подготовке.

То есть, по сути, позиция УФНС сводится к тому, что для подтверждения расходов достаточно, чтобы у организации были документы, свидетельствующие о факте оказания образовательных услуг. Существует также арбитражная практика в пользу данной позиции (см., например, постановление ФАС Московского округа от 12.10.2006, 19.10.2006 № КА-А40/9887-06).

Однако чтобы избежать дополнительные споры с налоговыми органами рекомендую для обоснования расходов на обучение иметь документы, подтверждающие  статус иностранного образовательного учреждения, поименованные в письме Минфина России от 5 августа 2010 г. № 03-04-06/6-163.

Кроме того, на практике налоговые органы считают, что для подтверждения экономической обоснованности расходов, организации необходимо иметь следующие документы:

1)      Внутренние документы организации:

  • план обучения работников организации, в котором должны быть расписаны причины и цели подготовки кадров. В плане можно также указать конкретных работников, которые будут обучаться в течение установленного планом периода. Данный план может включать как краткосрочные курсы и семинары, так и долгосрочное обучение.
  • приказ руководителя о направлении конкретного работника на обучение;
  • в случае, если работник самостоятельно оплачивает курс – приказ о возмещении работнику затрат на обучение. Документом, подтверждающим оплату обучения, будет являться выписка со счета сотрудника, подтверждающая перевод денежных средств в адрес образовательной организации.

2)      Договор (контракт), согласно которому проводится обучение.

В ст. 264 НК РФ не содержится положений, указывающих на то, что для признания затрат в составе расходов договор с образовательной организацией должен быть заключен непосредственно организацией-работодателем. Поэтому даже если договор об обучении заключен на имя работника, а организация возмещает ему произведенные затраты, сумму возмещения можно включить в расходы для целей налога на прибыль при соблюдении условий, установленных ст. 264 НК РФ. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 17.02.2012 г. № 03-03-06/1/90.

3)      Учебная программа курса с указанием предметов и количества часов посещений;

4)      Свидетельство, сертификат или иной документ по завершении обучения, подтверждающий, что работник прошел обучение.

Кроме того, условия обучения сотрудника необходимо предусмотреть в коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре. В частности, можно предусмотреть порядок возмещения расходов на обучение, в случае, если работник самостоятельно производит оплату, командировочных расходов. Также можно включить условие об обязательной отработке сотрудником определенного срока после окончания обучения (это позволяет ст. 57 ТК РФ). Тогда, если сотрудник уволится, не выполнив условий, предусмотренных соглашением или трудовым договором, он должен компенсировать расходы организации на свое обучение. Это также предусмотрено Трудовым кодексом (ст. 249 ТК РФ).

В случае, если у организации не будет каких-либо документов, подтверждающих обучение (например, сертификата, программы обучения, приказов и др.), могут возникнуть споры с налоговыми органами. Свою позицию придется отстаивать в судебном порядке.

Существует судебная практика в пользу налогоплательщиков. Так, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 21.10.2010 № КА-А40/12309-10 судьи не приняли доводы налогового органа о том, что расходы, понесенные по договорам возмездного оказания услуг с учебным центром, являются необоснованными, поскольку не подтверждены документально (не представлены сертификат, программа обучения, приказы на обучение сотрудников). Судьи указали, что в соответствии с п. 3 ст. 264 НК РФ расходы на обучение признаются обоснованными при условии, что обучение проводит сотрудник организации и обучение производится на основании договора с образовательной организацией. Ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не ставят в зависимость обоснованность расходов на обучение от наличия либо отсутствия таких документов, как сертификат и программа обучения. Аналогичная позиция высказана в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 8 августа 2008 г. по делу № А56-13732/2007.

Однако во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем сформировать полный комплект документов, подтверждающих осуществленные расходы на обучение.

Отмечу также, что если знания и опыт работы, полученные сотрудником в связи с повышением квалификации, не применяются в рамках деятельности организации, направленной на получение доходов, то расходы на повышение квалификации сотрудника (в том числе обучение иностранным языкам) организация не вправе учитывать для целей налогообложения прибыли. Данная позиция высказана в письме УФНС г. Москвы от  19 августа 2008 г. N 21-11/077579@.

Перевод документов на русский язык

Все документы, составленные на иностранном языке должны иметь построчный перевод на русский язык для принятия их для целей налога на прибыль. По мнению Минфина России перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации, на которого возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей (см. Письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 22.03.2010 №03-03-06/1/168, от 26.03.2010 № 03-08-05/1, от 03.11.2009 №03-03-06/1/725).

Автор статьи: Яковлева Юлия, аудитор, налоговый консультант