Электронные билеты: как подтвердить расходы на командировку

Отправляя сотрудников в командировку, организации все чаще приобретают электронные билеты. И немудрено – это быстро и удобно, а в некоторых случаях оплатить билет можно прямо на сайте авиакомпании.

Документами, которые подтвердят расходы на покупку электронного билета, являются распечатки электронного билета или посадочного талона, в которых указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Такие разъяснения содержатся, например, в письме УФНС РФ по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214 и в Информационном письме Минфина России от 26 августа 2008 года.

ДОПОЛНЕНИЕ от 15.02.2011 г.

Минфин России ужесточил требования к подтверждению расходов при приобретении электронных билетов. Так, в письме от 1 февраля 2011 г. № 03-03-07/1 указано, что обязательными документами, подтверждающими расходы по приобретению электронного билета для целей налога на прибыль, является маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в котором указана стоимость перелета и посадочный талон. Квитанция электронного билета формируется автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, является документом строгой отчетности и применяется для наличных расчетов без применения ККТ.

Остальные документы, подтверждающие командировку, должны быть оформлены в обычном порядке. А именно, к авансовому отчету должны быть приложены:

- командировочное удостоверение с печатями принимающей стороны;

- служебное задание с обязательным отчетом о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а);

-  документы, подтверждающие проживание в гостинице;

- другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

__

К сожалению, на практике у командированного сотрудника не всегда получается сохранить электронный билет и посадочный талон и передать их в бухгалтерию.

Недавно у меня спросили совет, как быть в следующей ситуации. Компания А заказывает билеты для командировок через турфирму. При этом по каким-то причинам, турфирма не выдает на руки распечатанные электронные билеты, но на каждую покупку выставляет Компании А накладную и счет-фактуру, в которых указано количество приобретенных билетов с маршрутом движения.

Обычно сотрудник передает бухгалтеру посадочный талон и он, вместе с остальными документами, служит подтверждением командировочных расходов.

Но иногда посадочный талон теряется и до бухгалтерии не доезжает. Можно ли в этом случае признать расходы на покупку билета  при расчете налога на прибыль?

С учетом новых требований Минфина (письмо от 1 февраля 2011 г. № 03-03-07/1) для документального подтверждения покупки электронных билетов, накладной и счета-фактуры от турфирмы недостаточно. И чтобы избежать претензий проверяющих, лучше договориться с турфирмой, чтобы она предоставляла и квитанцию электронного билета. Кроме того, без посадочного талона у организации также увеличивается риск того, что в случае налоговой проверки инспекторы посчитают расходы документально неподтвержденными.

Поэтому по возможности, к авансовому отчету лучше прикладывать и посадочный талон, и квитанцию электронного билета.

___

Другие статьи, которые могут вас заинтересовать:

Командировки – суточные, проживание, проезд

Комментарий к Положению по командировкам

Все статьи, касающиеся расходов на командировки, можно найти по тегу командировка, расположенному в правом столбце.